3. Welche Daten verarbeiten wir für welchen Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Gegenstand der Erhebung und Verarbeitung können im Einzelfall folgende Daten sein:
Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Geburtsdatum, Bankverbindung, Identifikations- und Vertragsinhaltsdaten, Zahlen, Steuernummer, GLN, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftenprobe), Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner im Unternehmen, Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung (z.B. Kontakte, Bestellungen, Umsatzdaten im Zahlungsverkehr, Vertragsnummer), Produktdaten, Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. bei Miet- und Pachtinteressenten) und Registerdaten.
Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
b) Wir verwenden diese Daten für folgende Zwecke:
aa) Für die Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO
Vor Vertragsschluss Wir nutzen diese personenbezogenen Daten teilweise als Entscheidungskriterien für einen beabsichtigten Vertragsschluss. Vor Abschluss des Vertrages führen wir teilweise eine Bonitätsprüfung durch. Zu diesem Zweck übermitteln wir personenbezogene Daten an eine Auskunftei, etwa Creditreform (Verband der Vereine Creditreform e.V., Hellersbergstraße 12, 41460 Neuss) und/oder Schufa (SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden). Neben dem Namen, Adresse und Geburtsdatum kann dies auch die Bankverbindung sein. Auf Grundlage dieser Information erhalten wir eine Bonitätsbewertung. Grundlage dieser Bewertung kann das Zahlungsverhalten, aber auch statistische Werte sein.
Nach Vertragsschluss Wir nutzen die personenbezogenen Daten;
für Zwecke der Vertragsdurchführung;
für Zwecke der Abrechnung;
für Zwecke der Forderungs-/Verbindlichkeitsverwaltung;
für die Durchführung des elektronischen Zahlungsverkehrs;
für den Ausgleich von Zahlungsverpflichtungen;
für die Durchführung von vertraglich vereinbarten Lieferausführungen,
für das Beschwerde- und Reklamationsmanagement;
für das Gewährleistungsmanagement;
im Rahmen der Produktbeobachtung;
im Rahmen der Produkthaftung;
im Rahmen einer umfassenden Kundenbetreuung und Kundenbindungsmaßnahmen;
im Interesse eines umfassenden Lieferantenmanagements und einer entsprechenden Lieferantenbewertung;
im Interesse eines Qualitätsmanagements;
zur Erfüllung steuerrechtlicher und handelsrechtlicher Anforderungen.
Sofern ein Dritter zu unseren Gunsten eine Bürgschaft übernimmt oder eine Sicherheit stellt, verarbeiten wir auch für diesen dessen Daten. Dies erfolgt zum Zwecke der Beurteilung der Werthaltigkeit der Sicherheit sowie deren Verwaltung und gegebenenfalls Verwertung.
bb) Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO
Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der von Dritten verarbeiten wir personenbezogene Daten ebenfalls für
den Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung der Bonität;
für Werbung soweit die Nutzung der Daten nicht widersprochen wurde;
für die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
für Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten;
bei Gastronomie- und Pacht- sowie Mietkunden für die Bereitstellung eines Gastronomieführers in analoger sowie digitaler Form;
im Einzel- und Großhandel sowie bei Getränkemärkten für die Bereitstellung eines Einkaufsführers in analoger sowie digitaler Form.
cc) Aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a), 9 Abs. 2 lit. a) i. V. m. Art. 7 DS-GVO
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch aufgrund einer Einwilligung erfolgen.
4. Wer sind die Empfänger Ihrer Daten?
a) Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen diese brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Abrechnungen, Logistik, Lieferanten, Kreditinstitute, Druckdienstleistung, Telekommunikation, Inkasso, (Rechts-)Beratung und Consulting sowie Vertrieb, Marketing und Anschriftenermittlung.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten zum Beispiel sein:
Wirtschaftsprüfer, Berater
Rechtsanwälte
Inkassounternehmen
Werbeagenturen
Lagerhalter, Lieferpartner/Spediteure, Schanktechniker und sonstige Lieferanten und Dienstleister
Bei Pacht- und Mietverträgen der Hauseigentümer sowie Hausverwaltungen
Banken
Öffentliche Stellen und Einrichtungen bei Vorliegen einer gesetzlichen und/oder behördlichen Verpflichtung
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die uns eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt wurde
b) Sofern zutreffend, teilen wir Kunden- und Absatzdaten ggf. bestimmten Industriepartnern (Hersteller/Vertreiber der von uns angebotenen Produkte) regelmäßig bzw. auf Anfrage mit, welche unserer Kunden, welche ihrer Produkte, in welcher Menge bezogen haben. Übermittelt werden hierbei Kundenstammdaten (Name und Anschrift der Absatzstätte, Firma/Namen und ggf. Kontaktdaten des Betreibers, GLN, Umsatzsteueridentifikationsnummer ggf. Bezug zu einer Vertriebsstruktur) sowie Absatzdaten (Art und Menge der im betreffenden Zeitraum an die Absatzstätte gelieferten Produkte des jeweiligen Industriepartners). Dies erfolgt zum einen zu Zwecken der Abstimmung von Außendienstbesuchen zwischen uns und dem Industriepartner (sofern der Kunde auch Kunde des Industriepartners ist) oder der Vermittlung von Kontakten zu den Kontakten mit eventuell für diesen interessanten Industriepartnern sowie zur Erfassung, Abrechnung und Abwicklung der ggf. zwischen dem Industriepartner und uns bzw. dem Kunden getroffenen Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Bezug der Produkte bzw. zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Geschäftsbeziehung. Zum Anderen erfolgt dies im Interesse der Industriepartner zu Zwecken der besseren Marktbearbeitung für Distributionsanalysen, zur Vertriebssteuerung, zur Entscheidung über Marketing-/Vertriebsmaßnahmen und ggf. Unterstützung des Kunden, zur Erstellung von Verfügbarkeitsinformationen für Endverbraucher, zur Plausibilitätsprüfung der Gesamtabsatzmeldungen, zur Marktforschung, ggf. zur Prüfung und Abrechnung von Konditionen mit uns etc. Bei organisierten Kunden erfolgt eine solche Weitergabe auch an die jeweiligen Zentralen.
Bei der Weitergabe der Daten bedienen wir uns teilweise der GEDAT Getränkedaten GmbH ("Gedat") als Auftragsverarbeiter. Dieser übermitteln wir zudem die o.g. Kundenstammdaten zur Erstellung eines geprüften, eindeutigen und aktuellen Adressdatensatzes zu Absatzstätten als Basis für die oben genannten Datenverarbeitungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) bzw. lit. f) DS-GVO.
Die übermittelten Daten werden bei den Industriepartnern und der Gedat ggf. zusätzlich und mit weiteren diesen vorliegenden oder allgemein verfügbaren Daten zum Unternehmen und Vertriebsstrukturen eigenverantwortlich verarbeitet. Teilweise setzen diese hierbei Auftragsverarbeiter ein. Die Adressen der Gedat, der Industriepartner und deren Datenschutzbeauftragte sind abrufbar unter www.gfgh-industriepartner.de.
5. Findet eine Datenübermittlung an Drittstaaten statt?
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten außerhalb der europäischen Union und der Schweiz findet nicht statt.
6. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Sofern das Gesetz keine Aufbewahrungsfristen vorsieht, werden die Bestandsdaten nach Vertragsende gelöscht. Sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, kann die Archivierung bis zu 10 Jahre dauern. Danach werden die Daten, soweit technisch umsetzbar, endgültig gelöscht. In der Zwischenzeit werden die Daten gesperrt, sodass ein Zugriff auf diese Daten nicht mehr ohne weiteres möglich ist. Die Sperrphase beginnt am Ende des Jahres, das auf das Vertragsende folgt.
Die Speicherdauer kann sich auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, beispielsweise nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) richten. Danach besteht die Speicherfrist in der Regel drei Jahre (zum Jahresende), in gewissen Fällen können diese auch bis zu 30 Jahre betragen.
7. Welche Rechte bestehen für Betroffene?
Betroffene haben uns gegenüber und, sofern Daten an Industriepartner, die Gedat und/oder an andere Partnerunternehmen weitergegeben wurden, folgende Rechte:
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO kann eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden darf;
Gemäß Art. 15 DS-GVO kann Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangt werden. Insbesondere kann Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden und werden, die geplante Speicherdauer gegeben werden. Das Bestehen eines Rechtes auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechtes, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu den Einzelheiten verlangt werden.
Gemäß Art. 16 DS-GVO kann die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung der gespeicherten personenbezogenen Daten verlangt werden.
Gemäß Art. 17 DS-GVO kann die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten verlangt werden, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechtes auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Gemäß Art. 18 DS-GVO können die Einschränkungen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verlangt werden, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, aber deren Löschung abgelehnt wird und die Daten nicht mehr benötigt werden, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde.
Gemäß Art. 20 DS-GVO kann verlangt werden, dass Ihre personenbezogenen Daten, die von Ihnen bereit gestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format enthalten sind oder es kann die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangt werden.
Gemäß Art. 77 DS-GVO kann sich bei einer Aufsichtsbehörde beschwert werden. In der Regel wendet man sich an die Aufsichtsbehörde des üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes. Für Bayern ist zuständig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.
8. Welches Recht besteht bei einer Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses?
Sofern die personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet werden, besteht das Recht gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus einer besonderen Situation oder besonderer Umstände ergeben.
Wird Widerspruch eingelegt, werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch ist an uns zu richten (siehe oben Verantwortlicher). Soweit eine Verarbeitung durch die Industriepartner, der Gedat und/oder Partnerunternehmen erfolgt, ist der Widerspruch an diese zu richten.
9. Besteht eine Pflicht zur Angabe der Daten?
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung sind nur diejenigen personenbezogenen Daten bereit zu stellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder deren Erhebung gesetzlich verpflichtend ist. Es wird darauf hingewiesen, dass wir den Vertrag nicht schließen, wenn diese Daten nicht abgegeben werden.
Die Angabe weiterer Daten ist freiwillig.
10. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?
Für die Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO.
11. Können die personenbezogenen Daten für andere Zwecke verwendet werden?
Personenbezogene Daten werden für den Zweck verarbeitet, für den diese erhoben wurden. Sofern gesetzlich zulässig, werden die Daten auch für andere Zwecke genutzt. Stehen im Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits weitere Verwendungszwecke fest, so ergibt sich das aus dem Vertrag. Sofern wir später die Daten für weitere Zwecke verarbeiten wollen, werden wir die erforderlichen Informationen, insbesondere die Informationen über den Zweck gemäß Art. 13 Abs. 2 DS-GVO vor der Weiterverarbeitung mitteilen.
